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資料作りが苦手な人でも安心!~資料作成のコツを知ってまとめ上手になろう~

ナースライター 優かおる
ナースライター 優かおる
資料作りが苦手な人でも安心!

看護師としての業務のなかで、勉強会や看護研究など様々なところで必要になってくる資料づくり。最近の勉強会では基本的にパワーポイントを使いながら勉強会などを行うことが多くなるなか、資料作成のポイントってなかなか教わる機会はないですよね?
難しいイメージの資料作成ですが、コツが分かればスムーズに作成することが可能です。資料作成のコツをぜひ、一緒に学んでいきましょう。



1.資料を「誰に」「何を伝えるのか」を決める

資料作成を行う際に、「誰」に対して「何を伝えるのか」を考える必要があります。相手の前提を考えて資料をつくる必要があるということです。
同じ看護師向けの資料でも、「新人さん」なのか「中堅さん」なのか「師長さん」向けなのかというところで資料の構成や文章の伝え方なども変わってきますよね。
そして次に必要なのが「何を伝えるのか」ということです。これは資料作成のなかでとても大事なところになります。ここの部分がぼやけていると、相手側は資料を読んでも何が伝えたいのかが分かりません。
相手に伝えるために、自分自身でもまず「何を伝えたいか」を明確にしましょう。

例えば「新人さん」向けに急変対応の勉強会で資料作成をする場合、新人教育の指標を確認しながら「何をどこまで伝えるか」を整理して「急変コールと初期対応ができればOK」というゴールを決めます。そして、そのゴールがメインとなる資料作成をすれば、新人さんはスムーズに内容が理解できます。



2.資料1ページに1メッセージ、シンプルでOK

この1メッセージというのは「1文」というわけではなく、「1スライドに伝えたい内容をひとつに絞る」という意味です。伝えたい内容を1スライドに1つにする、ということになります。

パワーポイントは大きく表示することも多いですが、印刷して資料として使用することもありますよね?その場合に文字が沢山書いてあると文字が潰れてしまい、読みづらくなってしまうこともあります。

読んでもらう相手に、集中してその文章を読んでもらうためにもシンプルで1スライドに1メッセージのみの方が分かりやすいのです。空白が多くても、読みやすいので問題ありません。

そうなると必然的にパワーポイントのスライド枚数が多くなってしまいますが、基本的には「見やすく分かりやすく」の方が大事なので枚数は意識しなくてもいいでしょう。



3.色をうまく活用しよう~色遣いでより分かりやすく作成~

パワーポイントでは色もうまく活用すれば、より分かりやすい資料が作成できますよ。
今回色づかいの3つのポイントについてもお伝えします。


(1) 色数はできるだけ少なくする

「パワーポイントなのでより多くの色を使いたい!」と思う方も多いかと思います。しかしながら、人は多くの色を見てしまうと集中力が低下したり逆に資料が見づらくなってしまいます。ですので、使う色味を絞って使うことを意識しましょう。
それだけでも資料全体の統一感がでるので、バラバラの色味を使うよりもぐっとまとまった印象を与えることができます。


(2) 色づかいのポイントを決める

パワーポイントなど色を使って表現できるものの場合、基本的には文字の色から考える必要があります。その際に、文字のベース色である「ベースカラー」とちょっとしたポイントを表現したいときに使う「メインカラー」と最も大事なときに使う「アクセントカラー」を使い分けるようにしましょう。


このような使い方をすることで、【大事なポイント】がパッと見ただけでわかるようになります。
色の使う割合としては、

  • ・ベースカラー:70%
  • ・メインカラー:25%
  • ・アクセントカラー:5%

の使用率が理想とされています。よく試験勉強でもそうですが、本当に必要な箇所にのみマーカーを引いておかないと結局どこがポイントなのか、分からなくなってしまうことと同じことになります。


(3) 色の特性やイメージを利用する

それぞれの色は色の特性を持っています。また人は色に対してイメージを持っているのでその特性やイメージを活かす組み合わせをすることでより相手に内容を伝わりやすくすることが可能です。



色の特性を利用する

この組み合わせ、文章を強調していながらも見やすいですよね。
よく道路標識でも利用されるくらい、人にとって見やすい色の組み合わせになります。

このような色の組み合わせの方にも、人が持つ色のイメージで表現することも可能です。


色のイメージを利用する

【色のイメージ】

赤:停止・禁止・誤り・高温の表現
黄:緊張・注意・苛立ちの表現
緑:許可・安全・正しさの表現
青:集中・失望・低温の表現


これらの色味を【色のイメージ】を活用しながら作成することで、より色のイメージと連動した伝わりやすい資料が出来上がります。
これらの色は病棟などの注意書きなどにも活用しやすいですよね。

実際のイメージとしてはこのようなものになります。


例)色のイメージを利用した使い方 色のイメージを利用した使い方

このように色を使って、視覚で伝えることも工夫してみると同じ文章でもより相手にイメージをしてもらいやすくなります。

4.まとめ

今回の資料作成のコツは、すべての資料作成のポイントになります。ぜひこのコツを使って、今後すべての資料作成において活用してもらえると嬉しいです。



~ライタープロフィール~

【優 かおる】ナースLab認定ライター
福岡県出身のママナース。企業提携コーチ、ライター、予防医療事業なども行う。 仕事で悩んでいた時にコーチングに出会い、人生観が変わる。 自分らしい生きかた・働きかたの支援として副業サポートも行っている。 自身の活動をブログやメルマガにて発信中。
ブログ:https://yu-kaoru.com/free/



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